2024.01.05 Outlook の修正候補
Outlook でメールを入力する際、宛先に数文字入力すると、候補が表示されます。しかし、その候補の中には全く関係のない人まで出現されてしまいます。しかも、一度もメールを送信したこともなく、なぜ出てくるのか分からない。こんな人にメールを誤送信してしまうと大変なことになってしまいます。どうやら Outlook 2016 で追加された機能らしい。
対応するには古いオートコンプリートに戻すしかありません。これで純粋に入力した履歴からアドレスを選択できます。
コンピューター\HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Options
・DWORD) DisableAutoCompleteUpdate
・Value) 1
How to delete Autocomplete’s Other Suggestions
https://www.slipstick.com/outlook/delete-autocompletes-suggestions/
レジストリを変更するのは気がすすみませんが、誤送信してしまうより良いです。
Micrsoft 365 Apps for Enterprise の Outlook でも有効でした。レジストリの変更後は、Outlook を再起動します。
2023.03.16 特定の相手に対してメールが到達しない
通常のメールの送受信は問題ないのに、特定の相手に対してのみメールが到達しない問題が発生した。その際、エラーメッセージは返ってこない。
調べた結果、次の記事を見つけた。そして無事解決した。ありがとう！！
【アウトルック】特定の人にだけメールが送信できない。 | 新宿のホームページ制作会社 ITTI（イッティ）
2023.02.17 送受信できない
Outlook で突然送受信できない、問題が発生。内容を確認してみると、pst ファイルが認識できなくなっていた。
該当の pst ファイルは存在するが、そのパスの指定が異なっていた。パスをよく調べてみると、OneDrive と入っている。
これは OneDrive が勝手にユーザープロファイルの場所を OneDrive 側に変えてしまうことが原因であった。
しかし、これまでほかの PC でも発生する可能性があったが、初めての現象であった。
OneDrive のバックアップを全て解除し、Outlook 側で pst ファイルのパスを正しく設定することで回避できた。
添付ファイルのキャッシュを削除する
Outlook で受信したメールに添付されているファイルを開くと、そのファイルはローカルにキャッシュされます。
そのキャッシュファイルを削除する方法をまとめています。
1. 次のフォルダを開きます。
%UserProfile%\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook
2. ランダムな英数字のサブフォルダを開きます。
3. このサブフォルダ内のファイルを削除します。
送受信が異常に遅い
Outlook 使用中に送受信が異常に遅い現象がたびたび発生します。しばらく放置しておくと解決する場合が多い気がします。
Outlook /rpcdiag で起動して、通信状態をチェックすると良いかもしれません。
オフィス全般のオプションスイッチは以下のサイトに掲載されています。
https://support.microsoft.com/ja-jp/office/microsoft-office-%E8%A3%BD%E5%93%81%E3%81%AE%E3%82%B3%E3%83%9E%E3%83%B3%E3%83%89-%E3%83%A9%E3%82%A4%E3%83%B3-%E3%82%B9%E3%82%A4%E3%83%83%E3%83%81-079164cd-4ef5-4178-b235-441737deb3a6
または受信トレイを右クリックして、IMAP フォルダを開きます。この中のフォルダで同期不要のフォルダのチェックを外します。いつもさくらのレンタルサーバーを使っているのですが、フォルダのルートパスである Inbox を設定せず同期すると、不要なフォルダができることがあります。
このような対策を行っても、実際には解決しませんでした。
そして、発見したのは、ストア版のオフィスを通常のセットアップ版のオフィスに再インストールしたところ解決しました。
Outlook エラー 0x800ccc78
Outlook でメールを送信する際、エラー 0x800ccc78 が発生しました。これまで送受信には問題はなかったが、一応アカウント設定やサーバー設定を確認。問題なし。
そこで、1 通新規にメールを作成し送受信を試してみました。エラーが発生しながらも無事送受信完了。そこで送信フォルダに送信ができていないメールがあることに気付きました。
メールを確認すると、メールアドレスに本来ありえないような文字が含まれていました。一度下書きフォルダに移動して送受信を試したところ、エラーが消えました。どうやらメールアドレスの不正で送信ができなかったようです。通常送信した後、宛先不明などで返ってくると思っていたが、こういうケースもあるんですね。
Outlook - インデックス作成
Microsoft Outlook に大量のメールが存在する場合、検索用のインデックス作成に時間がかかるようです。
今回、メールの検索をしようとしたところ、次のようなメッセージが表示されました。
「検索結果が多すぎます。検索条件を絞り込んでください。すべての結果を表示するには、ここをクリックします。」
指示通り、クリックすると、約 8,000 通のメールのインデックスが作成されていない旨のダイアログが表示されました。私の勝手な想像でインデックスはバックグラウンドで勝手に作成されるのだろうと考え、そのダイアログを閉じて、しばらく待ちました。
しかし、再び検索しても同じ結果です。
最終的には、そのダイアログを表示させたままにしておきました。すると、8,000 のカウントから少しずつ減っていくことを確認しました。どうやら、インデックス作成は、このダイアログが表示されている時にのみ作成されるようです。最終的にこの数のインデックスを作成するのに数十分かかりました。
ちょっと分かりにくかったですね。
Outlook でメールをバックアップする
1. [ファイル] - [オプション] をクリックします。
2. [詳細設定] をクリックします。
3. [エクスポート] をクリックします。
4. [ファイルにエクスポート] を選択します。
5. Outlook データファイル (.pst) を選択します。
6. エクスポートするフォルダを選択します。通常はメール最上位のメールアカウント名を選択します。また、サブフォルダも含めるようにチェックします。 7. エクスポートする場所とファイル名を指定して、エクスポートを実行します。
以上でバックアップファイル (pst) が出来上がります。このファイルを Outlook 2007 の [ファイル] - [開く] メニューから開けば、メールを確認することができます。また、開いた後、連絡先や予定表のタブを表示すれば、このバックアップファイルに保存されている連絡先や予定表も確認することができます。
pst ファイルにエクスポート指示することによって、メール／連絡先／予定表のバックアップが取得できます。pst ファイルには、パスワードを設定することできます。ファイルを開いた後、そのバックアップファイルのツリーのトップノードを右クリックして、プロパティを表示させます。この中の [詳細] でパスワードを設定することができます。
最近では、Gmail、 Windows Live メール、Yahoo! メールのようなクラウドサービスを使うことが一般的ですが、クラウド上にあるからと言って、消失しない理由はありません。また、何らかの理由によって、アクセスできないかもしれません。クラウドサービスを使うのは、便利ですが、バックアップだけはこれまで同じようにやっておくべきでしょう。
Outlook 2007 - 受信専用アカウントを疑似的に運用する
Outlook 2007 では、複数のアカウントでメールを受信することができます。もちろん、逆に複数のアカウントからメールの送信もできます。
しかし、私の場合は一つのアカウントは送受信用なのですが、もう一つのアカウントは受信専用として使っています。
Outlook 2007 のアカウント設定では、送信で使用する既定のアカウントというのがあり、ここでメインで使用するアカウントを設定することができます。しかし、私が受信専用として運用しているメールフォルダを開いている時に、メールの新規作成をしてしまうと、送信元がこの受信専用のメールアカウントとなってしまいます。
結果、頻繁に受信専用として決めているアカウントからメールを誤発信してしまうことがありました。なんとか、受信専用のアカウントを作れないのか調べましたが、どうもそのような設定はないようです。
そこで、署名を使う方法を思いつきました。署名は、アカウントごとに作成することができますので、受信専用アカウントの署名として、次の内容を赤色で作成しました。 ----- これは受信専用です。送信用のアカウントを使うこと。 ----- つまり、この署名は自分への警告メッセージです。これを見れば、今間違って受信専用のアカウントで新規メールを作成しようとしていることが分かるのです。
一種のワークアラウンドといったところでしょうか。
Outlook - メールから予定を作成する
Outlook を使って、メールや予定表を管理している場合、受信したメールから予定を作りたい場合があります。
具体的には、受信したメールにミーティングや研修の日程が書かれており、その内容をもとに予定を作成するケースです。
予定を新規に作成してもよいのですが、メールには予定の詳細が書かれているので、その内容をコピペするのはひと手間増えます。そんな時は、そのメールを予定表にドラッグ & ドロップすれば簡単です。
Outlook は左下にメールや予定表などのタブがあります。予定表のもととなるメールを予定表のタブにドラッグ & ドロップすれば、その内容で新規の予定表作成画面が出現します。
残念ながら、日時は手打ちするしかありませんが、かなり楽に予定を作ることができます。
添付ファイル名が文字化けする
メールに添付されている日本語ファイル名が文字化けする現象が発生している。現象は、送信側が Thunderbird で、受信側が Outook の場合のようだ。
発生は、不確かなところがあるが、9月に入ってからだと思われる。発生している Outlook は 2016/2019/365 で C2R 版に限定されるようなので、おそらく 9月の月次アップデートで問題が発生したのではと推測される。
この現象については、Thunderbird のフォーラムで詳しくディスカッションされている。
https://forums.mozillazine.jp/viewtopic.php?f=3&t=18159
内容的に久々に熟読するくらい共感した。原因、状況、試したことなど、全て自分と一致した。知らない検証方法もあったので、とても参考になった。
Outlook の方が悪いのかもしれないが、Thunderbird のように RFC に厳密に沿うのも使い勝手の面でどうなのかと思う。
私も Thunderbird をお客様に勧めていた時期があったが、署名の前に -- が付いたり、署名が薄いグレーになったりして、問い合わせが絶えなかった。今はOutlook に切り替えて、サポートコストが減ったのでとてもいい状況だ。
Outlook メールのキャッシュ
Exchange Online を Outlook で使っているけど、オフラインキャッシュは一定期間に限定されているんだった。全メールをオフラインキャッシュすれば、検索も速いね。